Política de Privacidad

JR Management Assistant LLC ("LedgerFit", "nosotros") · Última actualización: 20 de octubre de 2026

Esta traducción al español se ofrece como cortesía. Si esta versión difiere de la versión en inglés, prevalece la versión en inglés.

1. Quiénes somos

LedgerFit es una plataforma de contabilidad y gestión empresarial para pequeños negocios, operada por JR Management Assistant LLC, una compañía de responsabilidad limitada de Texas. Esta política explica qué datos recolectamos a través de la aplicación LedgerFit (app.ledgerfit.pro) y del sitio ledgerfit.pro, cómo los usamos y qué opciones tiene usted.

2. Información que recolectamos

Información de cuenta. Nombre, correo electrónico e identificadores de autenticación, procesados por nuestro proveedor de inicio de sesión (Clerk), incluido el inicio con Google si usted lo elige. Si activa la verificación en dos pasos, el secreto que genera sus códigos se guarda cifrado.
Datos de negocio y contabilidad que usted ingresa. Datos de la empresa, asientos del diario, proveedores, cheques, presupuestos y registros relacionados. Si usa los módulos que los necesitan, también incluye registros sobre otras personas que su negocio guarda en LedgerFit: empleados (nómina, marcaciones y propinas), candidatos que responden a sus vacantes (sus datos de contacto y el currículum que suben) y clientes y sus citas (CRM y agenda).
Números de identificación fiscal. Cuando una función los requiere (por ejemplo, la recolección de W-9, el e-file de 1099 y la nómina), recolectamos EIN, SSN o ITIN, tratados como describe la sección 3.
Datos bancarios para cheques. Los números de ruta y de cuenta de las chequeras que usted configura para imprimir cheques, tratados como describe la sección 4.
Datos bancarios vía Plaid. Si conecta una cuenta bancaria, recibimos su historial de movimientos y saldos a través de Plaid Inc. No recibimos ni guardamos sus credenciales de banca en línea. La recolección y el uso de sus datos por Plaid se describen en la Política de Privacidad del Usuario Final de Plaid.
Registros de firma. Cuando un documento se firma a través de nuestro proveedor de firmas (DocuSeal), recibimos y conservamos el documento firmado y su certificado de finalización, que incluye el nombre del firmante, su correo y metadatos técnicos de la firma.
Conversaciones de soporte. Si usa el chat de soporte de la aplicación, su nombre, su correo, la página desde la que escribió y los mensajes que envía los procesa tawk.to, nuestro proveedor de chat en vivo, y los ve el personal de soporte de JR Management.
Conversaciones con el asistente. Las preguntas que le hace a Arva y sus respuestas se guardan para que su historial esté ahí cuando regrese. Solo usted las ve dentro de su organización y se borran automáticamente a los 90 días.
Archivos que usted sube. Imágenes de recibos (procesadas para extraer su texto por AWS Textract y guardadas en AWS S3), adjuntos, hojas de cálculo que importa a su diario y documentos que sube a las funciones de importación (vea la sección 6).
Archivos del CRM. Si usa el CRM, los archivos que su negocio y sus clientes suben (fotos de trabajos, PDFs y documentos) adjuntos a cotizaciones, facturas y al portal del cliente. Se guardan en AWS S3, cifrados en tránsito y en reposo por el proveedor. Los ve su negocio y, según los interruptores de visibilidad que usted configure en el portal del cliente, el cliente al que pertenecen; nunca otros clientes ni otros negocios. Se conservan hasta que su negocio o el cliente que los subió los borre, o hasta que los datos de su organización se eliminen como describe la sección 10.
Formularios de prelanzamiento y marketing. Si se une a una lista de espera en ledgerfit.pro, recolectamos el correo que envía y el idioma de la página que usó. El formulario está protegido contra bots por Cloudflare Turnstile.
Datos de suscripción de JR Management. Si su acceso se compró a través del portal de clientes de JR Management, recibimos de ese portal su nombre, su correo, su idioma preferido y su nivel de plan para aprovisionar y mantener su cuenta.
Datos de pago. Si se suscribe directamente, los datos de su tarjeta los recolecta y guarda Stripe, nuestro procesador de pagos; nosotros recibimos solo el estatus de la suscripción y una referencia, nunca su número de tarjeta completo. Los pagos que sus clientes hacen a su negocio desde el CRM o el punto de venta también los procesa Stripe, en la cuenta de Stripe conectada de su propio negocio (Stripe Connect); nosotros recibimos el resultado de cada pago, nunca el número de tarjeta completo.
Datos de uso y de errores. Diagnósticos técnicos agregados (Sentry) para corregir defectos. Nuestro reporte de errores está configurado para censurar números de identificación fiscal, números de cuenta y credenciales antes de que cualquier evento salga de nuestros sistemas.

3. Números de identificación fiscal

Los números de Seguro Social, ITIN y EIN se recolectan solo donde una función los requiere, como la recolección de W-9, el e-file de 1099 y la nómina. Se cifran en la capa de aplicación con AES-256-GCM antes de guardarse, se muestran enmascarados después de ingresarse y quedan excluidos del reporte de errores; solo aparecen completos en los documentos y archivos que los requieren, como los formularios fiscales oficiales y el archivo del reporte estatal de salarios. Nunca se envían a nuestro proveedor de IA. Solo salen de LedgerFit cuando usted inicia una acción que los requiere: hacia nuestro proveedor de e-file (TaxBandits) cuando inicia una presentación, una solicitud de W-9 o una verificación de TIN con el IRS, y hacia nuestro proveedor de firmas (DocuSeal) cuando envía a firmar el formulario W-4 o I-9 de un empleado, porque esos formularios oficiales llevan el número. El acceso a ellos dentro de LedgerFit está limitado por rol y queda registrado en la bitácora de auditoría.

4. Datos de cheques y bancarios

Los números de cuenta de sus chequeras se guardan cifrados en la capa de aplicación (AES-256-GCM), y en pantalla solo se muestran sus últimos cuatro dígitos; el número de ruta, que identifica al banco, se guarda sin ese cifrado adicional. Ambos solo se plasman completos en los documentos de cheque que usted genera. Los tokens de Plaid que mantienen viva una conexión bancaria también se guardan cifrados. Nunca vemos ni guardamos sus credenciales de banca en línea. Los eventos de custodia de cheques (impresión, reimpresión, entrega, anulación, reemisión) quedan registrados en la bitácora de auditoría de su organización.

5. Cómo usamos la información

Usamos sus datos únicamente para prestar el servicio: contabilidad y reportes, conciliación de la actividad bancaria, impresión de cheques, hojas de trabajo fiscales y presentaciones que usted inicia, resúmenes financieros generados con IA (vea la sección 6), seguridad y soporte. No vendemos información personal y no usamos sus datos financieros para publicidad.

6. Funciones de IA

LedgerFit incluye un asistente ("Arva") y otras funciones de IA impulsadas por Anthropic. Lo que se envía al proveedor de IA depende de la función:

Arva y sus reportes. Recibe sus preguntas y los mensajes anteriores de la conversación, el nombre de su negocio, cifras financieras, los nombres de sus cuentas y un resumen de sus alertas activas. Para responder, puede consultar registros de su organización y enviarlos al proveedor: transacciones con sus descripciones y los nombres de los proveedores y empleados que aparecen en ellas, los últimos cuatro dígitos de sus cuentas bancarias, sus clientes con sus facturas, cotizaciones, ventas y saldos, sus citas con el nombre del empleado que atiende, su inventario con sus compras por proveedor, los totales de nómina y de sus impuestos, las horas y las propinas de cada empleado por nombre, quién marcó entrada hoy, las ventas, las cuentas, los ajustes y las propinas del punto de venta con el nombre del mesero o empleado de cada uno, los artículos más vendidos y los cambios recientes en su organización con el correo del miembro del equipo que hizo cada uno. Los reportes personalizados y la lectura de analítica envían el mismo tipo de cifras y nombres.
Ayuda de importación. Cuando importa datos contables desde una hoja de cálculo, recibe los nombres de las cuentas de su archivo con sus totales, para sugerir cómo clasificarlas.
Ayuda de redacción. Cuando pide un borrador, recibe su solicitud y los datos necesarios para redactarlo: términos y notas sugeridos para una cotización (el nombre del cliente y las descripciones de las líneas de la cotización), una cláusula de contrato o una vacante (el nombre de su negocio y los datos del puesto).
Documentos que usted sube. Tres funciones envían el archivo completo que usted decide subir, incluida cualquier imagen de él, a Anthropic como nuestro procesador. La lectura inteligente del Archivero de documentos lo usa para clasificar el documento y sugerir su nombre, categoría, etiquetas y vencimiento. El paso de verificación de estados de las importaciones usa los estados financieros que usted adjunta para cruzar sus totales contra su archivo. La migración exprés lee las cifras del estado de resultados y del balance general que usted adjunta para arrancar sus libros. En los tres casos el documento viaja completo y se usa solo para esa clasificación, verificación o lectura. Suba solo documentos que esté cómodo procesando de esta forma y tache antes los identificadores que no quiera compartir (como números de Seguro Social o de cuenta); el Archivero de documentos y el paso de verificación de estados se lo recuerdan antes de que elija el archivo. Los campos sensibles estructurados guardados en nuestra base de datos jamás se incluyen en estas solicitudes.

El sistema nunca envía al proveedor de IA los números de identificación fiscal, los números de cuenta bancaria completos ni los secretos de verificación que guarda como campos sensibles (secciones 3 y 4), ni datos biométricos. El texto que usted escribe en una pregunta o una solicitud, y la descripción que su banco envía con cada movimiento, llegan al proveedor tal como están, así que no escriba identificadores ahí. Anthropic procesa estas solicitudes para generar respuestas y no las usa para entrenar sus modelos. Sus conversaciones con Arva se guardan para que su historial esté disponible cuando regrese, solo usted las ve y se borran automáticamente a los 90 días. Las respuestas de la IA son informativas y no son asesoría profesional.

7. Seguridad

Los datos en tránsito se protegen con TLS 1.2+. Los datos en reposo están cifrados, con cifrado AES-256-GCM en la capa de aplicación para los campos más sensibles (números de identificación fiscal, números de cuenta bancaria, tokens de conexión y secretos de verificación en dos pasos). El acceso se limita por permisos según el rol, se protege con verificación en dos pasos opcional que falla cerrado, y las operaciones sensibles, incluidas la firma y la custodia de cheques, quedan registradas en una bitácora de auditoría inmutable. Mantenemos una Política de Seguridad de la Información escrita y revisamos los accesos periódicamente.

8. Proveedores de servicio (subprocesadores)

Nos apoyamos en proveedores de infraestructura con sede en EE. UU., bajo sus propios compromisos de seguridad: Clerk (autenticación), Neon (base de datos, cifrada en reposo), Vercel (hosting), Cloudflare (red, protección contra bots y la verificación Turnstile de los formularios públicos), Plaid (conectividad bancaria), Anthropic (funciones de IA, sección 6), Sentry (monitoreo de errores), TaxBandits (e-file de impuestos, solicitudes de W-9 y verificación de TIN que usted inicia), DocuSeal (ceremonias de firma), Google Maps Platform (autocompletado de direcciones y tiempos de manejo entre citas de la agenda), Stripe (cobro de suscripciones y, mediante Stripe Connect, los pagos que sus clientes hacen a su negocio), Resend (correo transaccional), AWS (almacenamiento de documentos y extracción de texto de recibos), Amazon Rekognition, un servicio de AWS (comparación de rostro del reloj de marcaciones opcional), Twilio (mensajes de texto) y tawk.to (chat de soporte). Los datos permanecen en regiones de Estados Unidos. Actualizaremos esta lista en esta página cuando los proveedores cambien.

Twilio recibe solo el número de teléfono del cliente del negocio y el texto del mensaje (sección 11). Hoy los únicos mensajes son enlaces de pago, con el nombre del negocio, el número de factura o de recibo, el monto, el enlace y, en un recibo, la fecha en que vence el enlace; solo se envían una vez que esa función está activada en el servicio. Amazon Rekognition recibe, de un empleado inscrito en el reloj de marcaciones como describe la sección 13, la foto de referencia y la foto tomada al marcar, solo para compararlas.

9. Cómo compartimos la información

No vendemos información personal. Compartimos datos solo con los proveedores de servicio listados arriba para que cumplan su función; con las personas que usted invita a su organización, según el rol que usted le da a cada una (por ejemplo, un rol de solo lectura para su CPA); con JR Management para las cuentas aprovisionadas a través de su portal; cuando la ley lo exige; y, si el negocio alguna vez se vende o se reorganiza, con el sucesor bajo esta misma política, con aviso a usted.

10. Retención y eliminación

Retenemos registros conforme a nuestra Política de Retención y Eliminación de Datos: registros contables al menos 7 años y registros fiscales al menos 4 años (requisitos del IRS). Los datos bancarios recibidos por una conexión se conservan mientras esa conexión siga activa; al desconectar un banco, sus movimientos pendientes de revisión se borran, y los que ya registró en sus libros se quedan con sus registros contables. Las conversaciones con el asistente se borran a los 90 días.

Lo que pasa con sus datos tras una cancelación depende de cómo compró su plan. Si cancela un plan o módulo comprado en la aplicación, sigue activo hasta el final del período ya pagado. Después, las funciones de ese plan o módulo se apagan, y si era su plan de contabilidad su organización pasa al plan Core gratuito; la cancelación no borra sus datos. Si entonces su organización excede algún límite del plan que conserva (por ejemplo, el número de negocios, de conexiones bancarias o de usuarios), usted elige cuáles siguen activos, y los demás quedan en solo lectura, con sus datos intactos y visibles en reportes y exportaciones, hasta que vuelva a comprar un plan.

Si su acceso se compró a través del portal de clientes de JR Management y ese portal reporta una cancelación, el acceso a su organización se bloquea desde ese momento y sus datos se conservan intactos durante 60 días contados desde la cancelación. Al terminar esos 60 días, enviamos por correo al dueño de la organización un enlace para descargar una exportación completa de sus datos, válido por 7 días. No antes de 7 días después de enviado ese correo, los datos de su organización pueden eliminarse del servicio de forma permanente. Si el portal reactiva su cuenta antes de eso, no se elimina nada.

Puede solicitar la exportación o eliminación de sus datos en cualquier momento; atendemos las solicitudes dentro de 30 días, salvo los registros que la ley nos obliga a conservar, que se borran cuando termina el período legal.

11. Notificaciones

Enviamos correo operativo a las personas de su organización cuyo rol incluye acceso a reportes: un aviso inmediato para alertas críticas (por ejemplo, una conexión bancaria desconectada o una presentación fiscal rechazada), un resumen diario de pendientes y un resumen mensual del mes cerrado. Son mensajes de servicio ligados a su cuenta, no marketing. Cada destinatario los recibe en el idioma configurado en su propio perfil.

Mensajes SMS/de texto. En nombre de los negocios que usan LedgerFit, enviamos mensajes de texto transaccionales a sus clientes: enlaces de pago de facturas, confirmaciones de pago, recordatorios de citas y avisos de reservaciones y lista de espera de restaurantes (confirmación, recordatorio, cancelación, mesa lista). El consentimiento lo recoge cada negocio directamente de su cliente, o lo da el propio cliente al marcar una casilla sin marcar en la página de reservar o de lista de espera del negocio, como se describe en nuestra Política de Consentimiento SMS en https://app.ledgerfit.pro/legal/sms-consent. La frecuencia de mensajes varía con la actividad del cliente con el negocio; pueden aplicar tarifas de mensajes y datos. El destinatario puede responder STOP en cualquier momento para darse de baja y HELP para asistencia, o escribir a info@jr-managementasst.com. Los datos de consentimiento (opt-in) de mensajería de texto no se compartirán ni venderán a terceros ni afiliados con fines de marketing o promoción.

Promociones de un restaurante. Un restaurante que usa LedgerFit solo puede mandarle promociones por correo o por mensaje de texto si usted lo acepta por separado para cada canal, con una casilla sin marcar que nunca es obligatoria (en la página de reservar, en la del pedido en línea, en la que abre el código QR al pagar su cuenta, o de palabra con el personal del restaurante, que lo anota en su registro de lealtad). Guardamos la fecha, el lugar donde lo aceptó y la versión del texto que aceptó. Puede apagar cada canal o pedir "no me contacten" desde su página de puntos, responder STOP a un mensaje de texto, o pedírselo al restaurante; apagar las promociones no afecta los avisos de sus reservaciones ni de sus pedidos, que tienen su propio consentimiento. Sus puntos no cambian.

12. Sus derechos

Puede acceder, corregir, exportar o solicitar la eliminación de su información personal contactándonos en la dirección de abajo. Honramos para todos los usuarios los derechos de la Ley de Privacidad y Seguridad de Datos de Texas (TDPSA): saber qué datos personales procesamos, corregirlos, borrarlos, obtener una copia portable y apelar una decisión sobre una solicitud, y respondemos dentro de los plazos que fija esa ley. Los residentes de California pueden ejercer los derechos de la CCPA; no vendemos ni compartimos información personal según define esa ley, y no discriminamos por ejercer derechos.

13. Datos biométricos

El reloj de nómina opcional de LedgerFit puede verificar la identidad de un empleado al marcar mediante un escaneo facial (procesado con Amazon Rekognition). Qué se recoge: una foto de referencia del rostro del empleado y, en cada marcación, una imagen en vivo que se compara con la referencia y no se conserva. Se usa únicamente para identificar al empleado al marcar su entrada o su salida. El biométrico facial se captura solo después de que queda registrado el consentimiento, por una de dos rutas: el empleado lo da en la aplicación, o un gerente lo registra en la aplicación después de confirmar que el empleado firmó un consentimiento por escrito, que el negocio conserva. Nunca vendemos, arrendamos ni divulgamos identificadores biométricos, salvo lo razonablemente necesario para prestar el servicio o lo que exija la ley, y los datos biométricos no se incluyen en ninguna exportación de datos. Las fotos de referencia se almacenan cifradas en reposo (cifrado AES-256 del lado del servidor, pedido en cada subida) y nunca se muestran en un navegador: el único enlace firmado que interviene es un enlace de subida de corta vida (5 minutos) que se usa una vez para guardar la foto, y Amazon Rekognition lee la foto directamente del almacenamiento para compararla.

Destruimos el biométrico de un empleado en un tiempo razonable tras terminar su propósito, y a más tardar en el primer aniversario de esa fecha, conforme a la ley de Texas sobre captura o uso de identificadores biométricos (CUBI): (a) al terminar el plazo de retención que el negocio fija después de la baja del empleado (30 días salvo que el negocio elija otro, nunca más de un año; si una baja no tiene fecha registrada, el plazo cuenta desde que el empleado fue marcado como dado de baja o, si eso no quedó registrado, desde que nuestro sistema lo detecta por primera vez); (b) cuando el negocio apaga el reconocimiento facial en el reloj: el reloj deja de comparar rostros de inmediato y se destruyen todas las fotos de referencia de ese negocio, y volver a encenderlo no restaura nada (cada empleado consiente y se enrola de nuevo); y (c) cuando el empleado retira su consentimiento por escrito. El retiro pedido en la aplicación surte efecto de inmediato (el reloj deja de comparar el rostro) y la foto se destruye cuando el negocio lo ejecuta, o automáticamente a los 14 días; el retiro enviado por escrito al negocio lo ejecuta el negocio. El acceso de un ex empleado a la aplicación termina con su baja, así que no puede retirarlo en la aplicación: su biométrico se destruye automáticamente al terminar el plazo de retención, y puede pedir por escrito al negocio, o a LedgerFit en el contacto de la Sección 16, que se destruya antes. El negocio que activa el reloj es responsable de obtener y conservar el consentimiento por escrito de sus empleados; LedgerFit procesa los datos por cuenta del negocio.

14. Cookies

Usamos solo las cookies necesarias para operar el servicio: cookies de sesión de autenticación (Clerk); una cookie firmada de dispositivo para la verificación en dos pasos ("recordar este dispositivo"); una cookie que guarda su preferencia de idioma; las cookies de sesión y de seguridad del portal del cliente, para los clientes de un negocio que entran a él; y las cookies de los dispositivos que un negocio usa como reloj de marcaciones, punto de venta o pantalla de cocina, que identifican una tablet registrada o mantienen un navegador en modo kiosco en la pantalla del reloj. El reloj además guarda en el navegador un identificador aleatorio del dispositivo, para que el negocio vea cuándo una marcación llega desde un dispositivo nuevo. Los proveedores cuyas herramientas usted abre desde LedgerFit, como el chat de soporte (tawk.to), la conexión bancaria (Plaid), las firmas (DocuSeal) y la verificación contra bots (Cloudflare Turnstile), pueden poner sus propias cookies bajo sus propias políticas. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo entre sitios.

15. Menores

LedgerFit es una herramienta de negocios y no está dirigida a menores de 18 años. No recolectamos datos de menores a sabiendas.

16. Cambios y contacto

Publicaremos cualquier cambio a esta política en esta página con la fecha actualizada. Este documento se publica en inglés y en español; si las versiones difieren, prevalece la versión en inglés. Contacto: JR Management Assistant LLC, Kingwood, Texas. info@jr-managementasst.com